Übersicht:
Im Rahmen des Projektzeitplans planen Sie von Teammitgliedern auszuführende Aufgaben, ändern die Terminplanung und erfassen die Zeiten für Aufgaben. Die Funktion umfasst vier wesentliche Bereiche:
- Aufgaben- und Personalliste
- Aktueller Zeitplan
- Kalender
- Zeitkarten
Aufgaben- und Personalliste
In der Aufgaben- und Personalliste können Sie entweder die Aufgaben des aktiven Angebots betrachten oder eine Liste der diesem Projekt zugewiesenen Mitarbeiter. So können Sie anhand von Aufgaben oder Personen planen.
Für die Planung anhand von Aufgaben gibt es zwei Möglichkeiten. Die erste besteht darin, die zu planende Aufgabe aus der Aufgabenliste auszuwählen. In dem sich öffnenden Dialogfeld können Sie Start- und Endzeitpunkt festlegen, der Aufgabe eine Person oder ein Team zuweisen und Notizen zur Aufgabe verfassen.
Sie können einer Aufgabe mehrere Personen und Teams zuweisen. Aufgaben können auch für mehrere, nicht aufeinander folgende Tage geplant werden. So können Sie das Team 1 der Aufgabe 1 für den nächsten Montag zuweisen und gleichzeitig das Team 2 der Aufgabe 1 für den nächsten Dienstag und Mittwoch.
Die zweite Option für die Aufgabenplanung besteht darin, die Aufgabe auf den Starttag im Kalender zu ziehen. Auch hierbei wird das Dialogfeld zur Planung geöffnet, allerdings ist das Startdatum bereits belegt.
Für die Planung nach Personal klicken Sie auf die Registerkarte „Staff“ (Personal), um eine Liste der dem Projekt zugewiesenen Mitarbeiter anzuzeigen. In dem sich öffnenden Dialogfeld können Sie Start- und Endzeitpunkt festlegen, eine Aufgabe zuweisen und Notizen zur Aufgabe verfassen. Sie können auch Personen auf den Kalender ziehen und ihnen eine Aufgabe zuweisen. Die Aufgaben- und Personalliste kann gefiltert werden. So können Sie nur die gewünschten Informationen einblenden und sortieren.
Aktueller Zeitplan
Der aktuelle Zeitplan zeigt die Liste aller geplanten Aufgaben, die ihnen zugewiesenen Teammitglieder und die Start- sowie Endzeitpunkte. Sie können den aktuellen Zeitplan filtern, um nur die gewünschten Informationen einzublenden und zu sortieren.
Kalender
Der Kalender stelle alle für ein Projekt geplanten Aufgaben grafisch dar. So können Sie den Zeitplan kontrollieren und ändern.
Klicken Sie zum Ändern einer Aufgabe im Kalender auf deren Namen. Ein Dialogfeld wird geöffnet. Hier können Sie Start- und Enddatum ändern, andere Personen zuweisen, Notizen eingeben oder die Planung löschen. Wenn Sie lediglich das Startdatum der Aufgabe ändern möchten, können Sie sie mit der Maus im Kalender auf einen anderen Tag ziehen.
Als Kalenderansicht können Sie Monat, Woche, Tag oder das aktuelle Datum auswählen. Sie können auch vor- und zurückblättern. Der Kalenderzeitplan kann gefiltert werden, sodass die Planung für alle oder bestimmte Personen dargestellt wird. Sie können auch nach geplanten, abgeschlossenen und ausstehenden Aufgaben filtern.
Zeitkarte
Über die Schaltfläche „Timecard“ (Zeitkarte, Stundenzettel) unten rechts öffnen Sie die Zeitkarte. Auf der Zeitkarte geben Sie die für eine Aufgabe benötigte Zeit in Stunden (aus den Angaben des Personals) und den Fortschritt in Prozent ein. Diese Angaben werden für die Fortschrittsüberwachung benötigt.
Die Zeitkarte ist in Wochenabschnitte unterteilt. Beim Öffnen wird standardmäßig die aktuelle Woche angezeigt. Sie können mit den entsprechenden Schaltflächen wochenweise vor- und zurückblättern.
Mithilfe von Filtern können Sie die Zeitkarte für alle oder bestimmte Mitarbeiter anzeigen. So können Sie nur die Mitarbeiter einblenden, für die Zeiten einzutragen sind. Die Liste kann außerdem nach allen, abgeschlossenen oder ausstehenden Aufgaben gefiltert werden.
Zum Eingeben der Stunden für eine Aufgabe wählen Sie „Hours“ (Stunden) aus. Eine Liste der Aufgaben mit den ihnen zugewiesenen Teammitgliedern wird angezeigt. Wählen Sie die Aufgabe und den Mitarbeiter aus, für die/den Sie Zeiten erfassen möchten. Wählen Sie anschließend den Arbeitstag aus und geben Sie die Anzahl der geleisteten Stunden ein.